Door: Gerard Grouve

Terwijl het coronavirus wereldwijd escaleert, merken veel organisaties de effecten op hun business. De dagelijkse gang van zaken is ernstig verstoord en veel leiders worstelen met het onbekende. Wanneer kunnen je medewerkers weer terug naar kantoor? Hoe anders ga je in de toekomst te werk? Brengt het virus een blijvende verandering teweeg? En welke informatie deel je wel, of juist niet met je team over de financiële gezondheid van de organisatie? Hoe ga je om met loonsverlagingen of zelfs ontslagen, zonder je team te demoraliseren? De huidige situatie roept vooral veel vragen op. Met deze leiderschapstips bied je zekerheid, zonder mensen valse hoop te geven.

De Covid-19-pandemie is in de moderne geschiedenis een ongekende gebeurtenis. Toch heeft de huidige situatie enige raakvlakken met andere crises, zoals de wereldwijde financiële kredietcrisis en de aanslagen van 9/11. Werknemers zijn bang en bezorgd. Het is daarbij vooral de onzekerheid die angst opwekt. Men vraagt zich af: “Wat betekent dit voor mijn bedrijf, mijn baan en mijn toekomst?”

In onzekere tijden staan bedrijven en medewerkers onder hoge druk. Met deze leiderschapstips bied je rust en zekerheid, zonder mensen valse hoop te geven.

Als leider heb je twee belangrijke taken

In dergelijke situaties is het jouw rol als leider om vertrouwen te bieden en kracht uit te stralen. Zelfs in snel veranderende omstandigheden, zonder dat je daarbij over perfecte of de meest actuele informatie beschikt.

In feite komt het naar mijn mening hierbij op twee taken neer:

1. Wees zo transparant mogelijk. Leg uit aan je team: “Dit is wat we weten, dit is wat we niet weten en dit is wat we doen om die kloof te dichten.”
2. Je tweede taak is om je medewerkers in tijden van crisis juist een gevoel van mogelijkheden te geven, en hoop en vertrouwen te bieden.

Het bereiken van deze beide taken is echter geen makkelijke prestatie. Daarom geef ik je graag enkele aanbevelingen voor communicatie met je werknemers tijdens deze onzekere tijd.

 #1 Begrijp welke uitdaging voor je ligt

Voordat je ook maar één woord schrijft of naar je team uitspreekt, moet je voor jezelf begrijpen met welke uitdaging je te maken hebt. In feite ga je mensen leren hoe ze succesvol met een grote crisis omgaan. Dat is een ultieme test in leiderschap en tegelijkertijd ook een geweldige kans om je mensen te laten zien wat je echt waard bent. Dat vergt moed. Als leider is het jouw taak om de persoon te zijn waar mensen naartoe gaan voor begeleiding en richting.

Kortom, profileer jezelf als iemand die richting geeft en weet wat er moet gebeuren. Het is heel belangrijk dat je de lijn blijft uitzetten. Zorg er wel voor dat je als leider ook goed in conditie blijft. Om het anders te zeggen: zet in een noodgeval altijd eerst je eigen zuurstofmasker op voordat je anderen helpt.

De coronacrisis is een ultieme test in leiderschap en tegelijkertijd ook een geweldige kans om je mensen te laten zien wat je echt waard bent. Profileer jezelf als iemand die richting geeft en weet wat er moet gebeuren. Hoe? Bekijk deze 5 tips.

#2 Maak een plan

Is je organisatie in crisis? Communiceer dan snel en vaak. Dat doe ik zelf ook. Niet alleen sneller, maar vooral ook met kleinere intervallen. Spreek met elkaar af de stand van zaken regelmatig te bespreken. Dat is in deze tijden echt heel belangrijk. Vervolgens heb je wel een strategie nodig voor hoe en wanneer je dan met je team gaat communiceren over de situatie, terwijl deze evolueert.

Je kop in het zand steken werkt in ieder geval niet. Jouw team moet simpelweg weten wat ze van je kunnen verwachten als het gaat om informatieverstrekking. Houd bijvoorbeeld periodiek kleine vergaderingen om de meest urgente problemen van individuele teamleden te begrijpen en bespreken. Idealiter zorg je daarbij voor een centrale plek waar mensen vragen kunnen stellen, zoals een intranet. Moedig je werknemers aan om deze bron te gebruiken, zodat ook anderen zien dat ze antwoord krijgen op hun zorgen en vragen.

#3 Wees subtiel en tactvol in gesprekken met medewerkers

Denk na over het perspectief van je werknemers

Kijk naar de situatie vanuit de schoenen van je medewerker(s) en bedenk wat je zelf graag zou willen horen. Waarschijnlijk doet de geruststelling dat dit uiteindelijk zal eindigen al veel goed, maar ook dat het management geen informatie achterhoudt of een te afwachtende houding aanneemt. Probeer angsten zoveel mogelijk weg te nemen. Praat mensen niet naar de mond, want dat hebben ze zo in de gaten.

Blijf bescheiden

Niemand weet precies wat er voor ons ligt. Wees daarom niet bang om toe te geven wat je niet weet. Stel je bescheiden op. Vraagt een werknemer of er ontslagen zullen vallen? Hoewel je als leider misschien weet dat dit wel ter discussie staat, weet je niet zeker of en hoeveel ontslagen er zullen zijn. Ik raad dan aan om iets te zeggen als: “Ik zou willen dat ik je precies kon vertellen wat er gaat gebeuren, maar we geven je updates zodra we het weten.” Geef ook advies over hoe je er zelf in staat. Meestal pakken mensen dat goed op. Te vroeg melden zorgt voor onzekerheid. En onzekerheid vreet je medewerkers op.

Maak de situatie niet mooier dan hij is

Misschien kom je in de verleiding om slecht nieuws te verdoezelen. Het verlangen om de angst van je team te verlichten is begrijpelijk, maar uiteindelijk heeft niemand daar wat aan. Vaak werkt het zelfs averechts. Als je de situatie mooier voordoet dan hij is, dan kom je over als leugenaar of iemand die geen verbinding meer met medewerkers heeft. Je bouwt zo geen vertrouwen op.

Wees subtiel tijdens video- en telefoongesprekken

Pas tijdens video- of telefoongesprekken wel op met harde ‘to the point’-uitspraken of iemand op de vingers tikken. Zodra je de verbinding verbreekt, zie je in tegenstelling tot een fysieke vergadering namelijk niet hoe iemand écht reageert op wat je zei. Normaal gesproken kom je iemand nog wel in de gang tegen en zie je de lichaamshouding en stemming van die persoon. Het opnemen van de ‘emotionele temperatuur’ mis je nu voor een groot deel of zelfs helemaal. Na het beëindigen van een call, ben je direct de communicatie met die persoon kwijt.

Wees dus voorzichtig en laat je medewerker(s) vooral goed uitpraten. Stel ook meer controlevragen. Als je wel fysiek bij elkaar zit, dan moet je wat mij betreft natuurlijk wel gewoon duidelijk en to the point zijn, maar zolang je thuiszit vereist het toch een andere, subtielere aanpak.

Gedraag je verantwoordelijk

Wat er ook gebeurt, kreeg je geen groen licht om de informatie over ontslagen of loonsverlagingen te delen? Doe dit dan ook niet. Je hebt een verantwoordelijkheid aan het bedrijf. Zelfs als een werknemer je er een directe vraag over stelt.

Zeg ook niet: “Ik mag je dit eigenlijk niet vertellen, maar …”. Behoud wel je mededogen en erken dat er een grote onzekerheid bestaat: “We willen allemaal dat we niet in deze situatie zouden zitten, maar we moeten samenwerken en ons best doen in deze onzekere tijd.”

Blijf consistent en geef zekerheid

Het is heel belangrijk om altijd consistent te blijven. Doe je dat niet? Dat is vooral in onzekere tijden echt killing. Een goede leider stippelde de koers al uit en blijft consistent. Als ik zeg dat er morgen drie opdrachten komen en het blijkt er de volgende dag maar één te zijn, dan weten je medewerkers ook niet meer waar ze aan toe zijn. Kortom, blijf een consistent verhaal vertellen. Mensen zoeken naar zekerheden. Of je daar nu invloed hebt of niet.“

#5 Bied ondersteuning

Juist in deze tijd heb ik regelmatig contact met al mijn mensen. Dat is natuurlijk niet altijd haalbaar als je tientallen mensen onder je hebt. Als leider is het je belangrijkste taak om vooral goed te luisteren naar wat ze zeggen, maar eigenlijk ook naar wat ze niet zeggen. Biedt ze alle hulp die ze nodig hebben en die je kunt bieden. Het is vooral belangrijk om te weten hoe ze erin staan, dat men weet wat er aan de hand is, maar ook wat te doen.

Doe moeite om individuele zorgen te begrijpen. Verplaats jezelf als leider in de schoenen van je medewerker. Wat zou je zelf willen horen als je medewerker zou zijn? Je kunt de emoties van je medewerkers niet beheersen, maar wel hun angsten minimaliseren. Communiceer in ieder geval dat je het samen gaat oplossen. Geef daarbij aan dat ze er niet alleen voor staan, dat is heel belangrijk. Stimuleer teamvorming, zodat mensen ook elkaar gaan supporten. Steun van het team draagt beter dan alleen het verhaal van de leider of manager.

Conclusie

In moeilijke tijden is het belangrijk om de leiderschapsuitdaging waarmee je wordt geconfronteerd te begrijpen. Je leert hoe mensen in een crisis reageren, maar ook slagen. Kijk goed vanuit het perspectief van je werknemers en denk na over hoe het zou zijn om in hun schoenen te staan. Moedig je team aan door opbouwende, positieve en motiverende woorden. Laat weten dat je het probleem samen gaat oplossen. Blijf wel altijd eerlijk over de feiten en zorg voor extra aandacht voor individuele medewerkers.

Moedig je team aan door opbouwende, positieve en motiverende woorden. Laat weten dat je het probleem samen gaat oplossen. Blijf wel altijd eerlijk over de feiten en zorg voor extra aandacht voor individuele medewerkers.

Gerard Grouve

Eigenaar Grouve Management BV
06 - 20 39 72 32 | info@grouve.nl

Wellicht ook interessant voor je: