Als leidinggevende bent u niet alleen verantwoordelijk voor het mededelen van goed, positief nieuws. Ook het vertellen van slecht, negatief nieuws behoort tot uw taken. Zoals het aankondigen van organisatieveranderingen. Dat hoeft overigens niet per se negatief te zijn. Integendeel zelfs. Organisatieveranderingen worden vaak doorgevoerd om positief resultaat te behalen. Toch wordt verandering door werknemers vaak als eng en spannend ervaren. Verandering brengt onzekerheid teweeg. Uw werknemers zijn bang dat hun functie, resultaten en/of groeiambities negatief worden aangetast door de op stapel staande veranderingen. En inderdaad, we kunnen het niet mooier maken dan het is, bij organisatieveranderingen vallen nou eenmaal vaak ontslagen. Dus deze onzekerheid en angst is ook niet geheel onterecht.
Aan u als leidinggevende binnen de organisatie de verantwoordelijke taak om de door te voeren organisatieveranderingen op de juiste manier over te brengen op uw team. Hoe doet u dit op een effectieve manier, waarop u de boodschap helder overbrengt en geen paniek veroorzaakt, maar uw team juist positief beïnvloedt om mee te werken aan de organisatieveranderingen?
1. Plan ruimschoots de tijd in
Een goede planning voor het aankondigen van organisatieveranderingen is noodzakelijk om ongemakkelijke situaties te voorkomen. Zo voorkomt u dat er ruis ontstaat en dat mensen zich ondergewaardeerd of achtergesteld voelen, omdat de één het eerder weet dan de ander. Neem de tijd voor de aankondiging van de organisatieverandering, zodat u voldoende de tijd heeft om het verhaal goed uit te leggen, zonder onderbrekingen. Bedenk ook goed aan wie u het wilt vertellen en hoe. Naast een collectieve mededeling kan het goed zijn om ook individuele gesprekken te voeren met de personen die het meest te maken hebben met de veranderingen die worden doorgevoerd. Stem uw planning ook af met andere managers en/of leidinggevenden, zodat het nieuws zich op de juiste manier parallel door de organisatie verspreidt. U wilt immers voorkomen dat uw team en/of afdeling de geplande organisatieveranderingen van een andere afdeling te horen krijgt en vice versa.
TIP: 7 Ways to make change management a success in your company
2. Zorg voor een consistent verhaal
Maak de context van de geplande organisatieveranderingen duidelijk en inzichtelijk door van tevoren goed af te stemmen met alle managementniveaus. Zorg dat het verhaal, oftewel de door te voeren organisatieveranderingen, door de hele organisatie management breed op dezelfde manier wordt gecommuniceerd. De aangekondigde veranderingen worden zo in een breder perspectief geplaatst, waardoor het nut en de context voor de werknemers duidelijk wordt. Overleg dus met andere directieleden en/of managementteamleden wat jullie communiceren en hoe.
3. Leg de noodzaak uit
Bron: Pixabay
Mensen zijn geneigd om dingen persoonlijk op te vatten. Ook de effecten van een organisatieverandering worden vaak meteen vertaald naar persoonlijke consequenties. Uw teamleden willen immers weten: wat betekent dit voor mij? Pak het echter breder aan en laat zien waarom deze organisatieveranderingen worden doorgevoerd, met welk nut en wat het effect ervan is. Door de noodzaak uit te leggen en de pijn van de organisatie bloot te leggen (“cijfers dalen, om inkrimping te voorkomen, moeten we daarom de volgende organisatieveranderingen doorvoeren”) maakt u de organisatieveranderingen begrijpelijker. Uw teamleden zullen zich onderdeel voelen van een groter geheel en het minder op zichzelf betrekken. Maak de geplande organisatieveranderingen zodoende positief en laat zien dat een positieve bijdrage van uw mensen kan bijdragen aan het tegengaan van negatieve gevolgen.
4. Maak het persoonlijk
Deze tip staat haaks op de eerder genoemde tips. Daarin zeggen we juist de context van de geplande organisatieveranderingen breed te trekken en nu adviseren we om de geplande organisatieveranderingen persoonlijk te maken. We bedoelen hiermee dat u als leidinggevende de impact van de organisatieveranderingen inzichtelijk moet maken: als we dit veranderen, dan gebeurt er dat. Zo helpt u het effect van de door te voeren veranderingen zichtbaar te maken. Die effecten kunnen zowel negatief als positief zijn. Door de effecten te laten zien, stimuleert u uw werknemers om in actie te komen. U beïnvloedt ze zo dus positief. U laat zien dat er een keuze is. Gebruik realistische voorbeelden om de persoonlijke gevolgen in beeld te brengen.
5. Geef uw werknemers diverse opties
Hebben de door te voeren organisatieveranderingen effect op de functie en/of werkzaamheden van uw werknemers? Geef ze dan een rol. Betrek ze bij de geplande veranderingen en geef ze diverse opties om met deze veranderingen om te gaan. Wanneer u uw teamleden keuzevrijheid geeft, zullen ze zich meer gerespecteerd en gewaardeerd voelen dan op het moment dat u ze iets opdraagt. Ze behouden zodoende hun trots en autonomie; belangrijke persoonlijke waarden! Hoe meer u ze betrekt bij de besluitvorming en de mogelijke consequenties van de verschillende keuzemogelijkheden, des te waarschijnlijker is het dat uw werknemers praktische en realistische ideeën aandragen.
6. Stel uzelf humaan en verantwoordelijk op
Bron: Time
Dit is niet het moment om autoritair over te komen. Integendeel zelfs. Stel uzelf humaan en nederig op. Voel en denk mee met uw team. Het is de kunst om op zo’n moment zowel ‘one of the guys’ als manager te zijn. Hoe doet u dat? Door uzelf in te leven, oprechte interesse te tonen en uw verantwoordelijkheid te nemen. Wees eerlijk en oprecht in uw communicatie. Zowel bij positief, goed nieuws als negatief, slecht nieuws. Uw werknemers moeten op u kunnen bouwen, als mens met een luisterend oor en als manager die doet wat hij moet doen en ook uitstraalt dat hij weet wat hij doet.
Versterk uw leiderschapskwaliteiten
Heeft u moeite om uw verantwoordelijkheid te nemen in stresssituaties? Vindt u het lastig om controle te houden over uw team ten tijde van onrust, stress en onzekerheid? Wij helpen u graag uw leiderschapskwaliteiten te versterken, waardoor u steviger in uw schoenen staat in onzekere situaties. Samen werken we aan uw houding, gedrag en communicatie als manager en/of leidinggevende.