Meer succes met een opgeruimd bureau?

Door: Gerard Grouve

Als een rommelig bureau een teken is van een rommelig brein, wat betekent dat dan voor mensen met een opgeruimd bureau? Deze woorden werden uitgesproken door niemand minder dan Albert Einstein. Iemand die er overigens om bekend stond zelf altijd een ontzettend rommelige werkplek te hebben. Bedolven onder stapels boeken en papieren deed hij er zijn revolutionaire werk. Picasso schilderde zijn beste werken in een chaos van losse schilderijen. Steve Jobs, de oprichter van Apple, hield zijn hele kantoor zelfs bewust rommelig. Maar waarom?

[bctt tweet=”Een opgeruimd bureau is belangrijk, maar een opgeruimd hoofd is misschien nog wel belangrijker. Zo zorg je voor betere prestaties en effectiviteit.” username=”Grouve”]

Er zijn talrijke voorbeelden van grote leiders, geniale mensen en kunstenaars met chaotische kantoren en werkplekken. Niet zonder reden, want onderzoekers aan de universiteit van Minnesota concludeerden in een recente studie dat een rommelige werkplek zorgt voor meer creativiteit.

Wees jezelf bewust van de omgeving waarin je werkt

Toch is een opgeruimd bureau de norm. Veel bedrijven hanteren zelfs een strikte clean desk policy. Dat lijkt tegenstrijdig te zijn met het belang van creativiteit op de werkvloer. Marie Kondo, auteur van het wereldberoemde boek ‘The Life-Changing Magic of Tidying Up’, krijgt regelmatig de vraag waarom een opgeruimd bureau juist zo waardevol is. Zeker omdat een niet-opgeruimd bureau creativiteit stimuleert. Dus, waarom zou je je bureau eigenlijk opruimen?

Volgens mij gaat het er niet om of je bureau netjes of rommelig is, het gaat erom of je jezelf bewust bent van de omgeving waarin je werkt. Geeft je die plezier? Voel jij je er positief over en heb je het gevoel dat je creativiteit door je bureau en kantoor wordt gestimuleerd? In de praktijk blijkt dat een opgeruimd bureau de basis is om te ontdekken welke dingen je eigenlijk stimuleren of motiveren. Ruim je bureau eens helemaal op en voeg daarna de items toe die je echt waardevol vindt, of je een positief gevoel geven.

Een opgeruimd bureau zorgt voor betere prestaties

Het grote verschil tussen een slordig bureau thuis en op kantoor, is dat het voor iedereen op je werk zichtbaar is dat je bureau rommelig is. Een opgeruimd bureau wekt de indruk van een ambitieuze, intelligente en vriendelijke medewerker. Het levert je gemiddeld zelfs een hogere beoordeling op. En hoge cijfers geven op hun beurt meer zelfvertrouwen en motivatie. Daardoor werk je harder en gaan je prestaties omhoog. In dat licht gezien is een opgeruimd bureau heel waardevol en zorgt het op alle vlakken voor meer waardering.

[bctt tweet=”Het grote verschil tussen een slordig bureau thuis en op kantoor, is dat het voor iedereen op je werk zichtbaar is dat je bureau rommelig is. Een opgeruimd bureau wekt de indruk van een ambitieuze, intelligente en vriendelijke medewerker.” username=”Grouve”]

Een opgeruimd hoofd

Het gaat alleen niet om een opgeruimd bureau, een opgeruimd hoofd is misschien nog wel belangrijker. Opruimen in je hoofd doe je door goed te kijken naar welke taken je op het werk echt plezier geven. Ga niet alles door elkaar doen. Zeg nee tegen zinloze meetings en onnodige e-mails. Vraag jezelf eens af: welke dingen kosten je veel tijd, maar brengen je eigenlijk niet verder? Multitasken lijkt efficiënt, maar kost je gemiddeld maar liefst 40% productiviteit. Je kunt je werkdag een stuk korter maken (of veel meer doen) als je heel efficiënt werkt.

Ook Stephen Covey, auteur van onder andere ‘The Seven Habits of Highly Effective People‘ zegt dat. Doe eerst de grote dingen en zorg dat je je daarop blijft focussen. Ga er geen andere zaken tussendoor doen. Dat kost je niet alleen tijd, maar ook creativiteit. Gestoord worden tijdens je werk kost ook tijd. Uit mijn ervaring heb je minimaal vijf tot tien minuten nodig om na een onderbreking weer vol op stoom te zijn.

Besteed niet teveel tijd aan de kleinere zaken. Heb je een leidinggevende functie? Dan komen medewerkers regelmatig langs voor advies. Meestal blijkt dat ze zelf de oplossing al hebben gevonden. Laat mensen meer zelf nadenken. Dat scheelt jou tijd en levert de medewerker meer voldoening op.

Tip #1: Neem minder beslissingen

Het maakt niet uit wat voor werk je doet, je neemt elke dag onbewust duizenden beslissingen. Gemiddeld gezien herinner je er daar slechts 70 van. Concentreer je op de grote beslissingen en organiseer de kleinere. Dan ben je op de goede weg. De kleinste beslissingen zijn meestal vooral ballast. Laat ze vallen, of door iemand anders uitvoeren. Besteed je tijd en energie vooral aan de grote dingen die impact op je werk en leven hebben.

Tip #2: Kijk kritisch naar je netwerk

Onderzoek welke mensen in je omgeving je echt waardeert en besteed je energie en tijd daaraan. Het kan zomaar zijn dat je minder, maar betere relaties ontwikkelt. Less is more. Focus je op de mensen die er in je werk en privé echt toe doen. Wie draagt bij aan je ontwikkeling? Met welke mensen ervaar je een goede wisselwerking? Loop je lijst met contacten door, op je telefoon, social media en adresboek. Het zal je verbazen hoeveel namen je eigenlijk zou kunnen schrappen. Wat overblijft, is een netwerk met mensen die je voldoening geven, inspireren en ervoor zorgen de beste versie van jezelf te zijn.

Kleine teams

Probeer daarnaast je teams niet te groot te laten worden. Uit onderzoek blijkt dat grote teams minder voldoening geven en minder effectief zijn. In grote teams bestaat vaak overlap in kennis en vaardigheden, met regelmatig chaos tot gevolg. Ook zijn grote teams vaak minder snel dan kleine groepen. Niet voor niets hanteert Jeff Bezos, CEO van Amazon, de ‘twee pizza’s’-regel. Oftewel: zijn er meer dan twee pizza’s nodig om een team te voeden? Dan is het team te groot.

Never hold a meeting where two pizza’s can’t feed the enire group – Jeff Bezos

Tip #3: Vergader efficiënter

Veel vergaderingen zijn niet zo effectief als ze zouden kunnen zijn. Wanneer je de volgende zes ongeschreven regels aanhoudt, zorg je voor constructieve en zinvolle meetings:

1. Zorg dat je echt aanwezig bent (kom op tijd, zit rechtop, straal positieve energie uit).
2. Bereid je voor.
3. Focus (Laat je niet afleiden door elektronica).
4. Luister goed.
5. Laat van je horen.
6. Haal anderen niet onderuit.

Tip: De talking stick methode

Je kunt vaak veel efficiënter vergaderen. Laat vooral merken dat je luistert, maar stel ook controlevragen. Een goed hulpmiddel hierbij is de ‘talking stick’ van de Indianen. Degene met de stok in handen heeft het woord, de rest luistert aandachtig. Draag je de stok over naar een andere spreker? Dan vat deze persoon het verhaal van de vorige spreker kort samen en reageert. Stephen Covey noemt de talking stick-methode zelfs het meest krachtige communicatiehulpmiddel en -techniek die hij ooit heeft gevonden.

Zorg er tijdens vergaderingen ook voor dat je to-the-point blijft. Waar gaat het echt over? Blijf daarbij en dwaal niet af. En wat mij betreft erg belangrijk: haal anderen nooit onderuit. Zorg voor een constructieve bijdrage, zonder over iemands rug te gaan.

Conclusie

Het gaat er niet om of je bureau netjes of rommelig is, het gaat erom of je jezelf bewust bent van de omgeving waarin je werkt. Geeft je die plezier? Voel jij je er positief over en heb je het gevoel dat je creativiteit door je bureau en kantoor wordt gestimuleerd?

Een opgeruimd bureau is belangrijk, maar een opgeruimd hoofd is misschien nog wel belangrijker. Dat doe je door goed te kijken naar welke taken je op het werk echt plezier geven. Ga niet alles door elkaar doen. Zeg nee tegen zinloze meetings en onnodige e-mails. Vraag jezelf eens af: welke dingen kosten je veel tijd, maar brengen je eigenlijk niet verder? Beperk het aantal beslissingen en kijk welke mensen in je netwerk echt bijdragen.

[bctt tweet=”Een opgeruimd bureau is belangrijk, maar een opgeruimd hoofd is misschien nog wel belangrijker. Dat doe je door goed te kijken naar welke taken je op het werk echt plezier geven.” username=”Grouve”]

Ruimte in je hoofd creëer je ook door goed te kijken naar het bedrijf waar je werkt. Ik zeg altijd: als jouw normen en waarden niet in overeenstemming zijn met die van je werkgever, dan dreigt in de slechtste gevallen een burn-out. Hoe positief voel jij je over je werk en werkgever? De rode draad is eigenlijk: is dit echt wat je wil? Geeft jouw werk je wel voldoening?

Is je conclusie dat je helemaal op je plek zit, zorg dan dat je niet te veel zinloze dingen doet. Meestal komen ze er helaas op je werk vanzelf bij, maar waak daarvoor. Wees niet bang om vaker ‘nee’ te zeggen en geef je persoonlijke doelstellingen prioriteit.

[bctt tweet=”Zorg dat je niet te veel zinloze dingen doet. Meestal komen ze er helaas op je werk vanzelf bij, maar waak daarvoor. Wees niet bang om vaker ‘nee’ te zeggen en geef je persoonlijke doelstellingen prioriteit.” username=”Grouve”]

Gerard Grouve

Eigenaar Grouve Management BV
06 - 20 39 72 32 | info@grouve.nl

Wellicht ook interessant voor je: