Als CIO uw IT-budget krijgen? 6 tips om uw CFO voor u te winnen

Door: Gerard Grouve

Werkt u als CIO? Dan begrijpt u vast het belang van een goede relatie met uw CFO. Het krijgen van goedkeuring voor gewenste budgetten is van vitaal belang om digitale transformatie en andere initiatieven te stimuleren. Voor CFO’s is IT vaak een van de grootste budgetposten.

[bctt tweet=”Een sterke relatie tussen u als CIO en uw CFO stimuleert groei en innovatie. Lees hoe u op het goede spoor komt en het gewenste budget voor uw plannen krijgt.” username=”Grouve”]

Hoewel een goede relatie en begrip vanzelfsprekend lijken, lopen de rollen CIO en CFO behoorlijk op verschillende sporen. De CFO in die zin op een recht en smal pad dat volgens een voorspelbaar patroon en tempo beweegt, terwijl de CIO zich als leider tijdens digitale transformaties vaak in allerlei bochten moet wringen en daarbij ook nog eens geen zekere uitkomst heeft. Het vak van finance is al 100 jaar relatief hetzelfde, maar binnen informatietechnologie vinden binnen elke drie tot vijf jaar grote veranderingen plaats.

6 tips voor een betere relatie met uw CFO

Ondanks deze kloof zijn er voor CIO’s en CFO’s veel mogelijkheden om samen te werken en op deze manier groei en innovatie te stimuleren. Het is belangrijk dat ze elkaar eerst leren begrijpen. Ik geef u 6 tips om u als CIO te helpen uw relatie met uw CFO op de rails te krijgen en te verbeteren.

Tip #1: Vertaal technologische resultaten naar bedrijfsresultaten

Ik begin met de belangrijkste tip: maak de stof begrijpelijk voor uw CFO. CIO’s hebben namelijk over het algemeen de neiging om waarde aan te tonen door middel van statistieken en dashboards die voor CFO’s weinig betekenis hebben. Daarom is het belangrijk om in de taal van bedrijfsresultaten met uw CFO te spreken.

[bctt tweet=”CIO’s hebben namelijk over het algemeen de neiging om waarde aan te tonen door middel van statistieken en dashboards die voor CFO’s weinig betekenis hebben. Daarom is het belangrijk om in de taal van bedrijfsresultaten met uw CFO te spreken.” username=”Grouve”]

Alle kosten die de CFO namelijk niet goed begrijpt of op waarde weet te schatten, zijn voor hem of haar simpelweg kosten die moeten worden geëlimineerd of naar beneden worden bijgesteld.

Maak het verhaal achter uw ideeën daarom tastbaar en laat zien wat het de organisatie oplevert, maar ook wat de mogelijke consequenties zijn als de gewenste budgetten er niet komen. Kortom, leg uit waarom en hoe investeringen in technologie de bedrijfsresultaten positief kunnen beïnvloeden.

Tip #2: Geef uw CFO meer zekerheden

CFO’s voelen zich doorgaans niet op hun gemak bij de onzekerheid en terugkerende kosten van digitale projecten. De investeringen leveren namelijk niet direct resultaten. CFO’s hebben daarnaast minder of geen controle over hoeveel waarde uiteindelijk wordt verkregen en hoe snel ze die waarde en de voordelen kunnen verwachten.

Als CIO kunt u uw CFO helpen door u te committeren aan een vast budget, geen kostenoverschrijdingen toe te staan en om de beloofde waarde te leveren binnen een vast tijdsbestek, zelfs als u nog niet weet waar en of de waarde nog zal komen. Kortom, probeer voor zover mogelijk zekerheid en duidelijke verwachtingen uit te spreken en hou u aan de afspraken.

Leestip: Is uw IT een kostenpost of waardecreator? Maximaliseer het potentieel

Tip #3: Effectiviteit boven efficiëntie

Hoewel het verleidelijk is u op efficiëntie te richten, is het beter om als CIO vooral voor effectiviteit te gaan. De twee termen lijken hetzelfde, maar verschillen toch behoorlijk van elkaar. Efficiëntie gaat voornamelijk over het bereiken van een doel met gebruik van zo weinig mogelijk middelen, zoals geld, grondstoffen of arbeidsuren, terwijl effectiviteit betekent dat u het daadwerkelijke doel van een activiteit realiseert.

Efficiëntie richt zich vooral op kwantiteit, terwijl effectiviteit ook kwalitatieve beoordelingselementen omvat. Effectiviteit betekent daarmee dat u de kans op goede resultaten vergroot en de kans op slechte resultaten juist verkleint.

Gebruik statistieken die uw CFO laten zien hoe technologie helpt om effectiviteit te bereiken in termen van hogere inkomsten of het vermijden van ongunstige uitkomsten voor uw organisatie.

Tip #4: Bouw financiële kennis op in het technische team

Hoewel CIO’s goed zijn in het begrijpen, ondersteunen, meten en overzien van de waarde die IT in verschillende gebieden van het bedrijf levert, heeft slechts 20 procent van de CIO’s iemand in hun team die zich bezighoudt met financiën. Hieronder vallen kennis over financiering en vaardigheden om de financiële impact en implicaties van IT in te schatten.

Mist u deze skills in uw team? Dan is het goed om deze kennis in uw team op te bouwen. Aan de andere kant geldt voor CFO’s overigens dat het helpt om basiskennis van informatietechnologie op te doen en IT-strategieën te leren begrijpen. Op deze manier ontstaat wederzijds begrip en verbetert de onderlinge relatie tussen CIO en CFO.

Leestip: In 6 stappen naar een betere samenwerking tussen business en IT

Tip #5: Communiceer regelmatig en in het openbaar met uw CFO

In de relatie met uw CFO zijn persoonlijke interactie en communicatie van groot belang, maar ook de frequentie en de wijze van die communicatie. Hoewel Zoom-gesprekken en online chats de afgelopen jaren de communicatie hebben gedomineerd, kunnen naarmate de beperkingen versoepelen, persoonlijke ontmoetingen tussen de CIO en CFO de relatie versterken. Daarmee geeft u aan de organisatie bovendien een sterk signaal af dat u op elkaar bent afgestemd.

Ik herinner me een CFO die elke ochtend naar de bedrijfsfitnessruimte ging (pre-COVID), dus de CIO begon op hetzelfde tijdstip hetzelfde te doen. In de fitnessruimte hielden ze elkaar vervolgens op de loopband naast elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen.

Voor de CIO was dit een geweldige manier om op de hoogte te blijven van de CFO. Hoewel u misschien de voorkeur geeft aan een andere aanpak, is het voorbeeld wel erg inspirerend en werkte het in dit geval voor zowel de CIO als CFO een betere relatie en begrip voor elkaar op te bouwen.

Tip #6: Huur iemand in voor het aantonen van waardecreatie

Wanneer concurrerende belangen de relatie tussen CIO en CFO bedreigen, huren sommige organisaties een tussenpersoon in die verantwoordelijk is voor het toezicht op investeringen versus waardecreatie.

Idealiter een onbevooroordeeld persoon met kennis van het bedrijf en een onafhankelijke kijk op waar de waarde voor uw organisatie ligt. Deze persoon kan de CIO en CFO helpen om strategische keuzes te maken die passen bij de waarde en uw gewenste IT-budget te verantwoorden.

Leestip: Consultant inhuren? Zo krijgt u het meeste waar voor uw geld

Conclusie

Aan een slechte communicatie tussen CIO en CFO ligt doorgaans een gebrek aan wederzijdse kennis ten grondslag. De CFO ziet IT vooral als kostenpost, terwijl het juist een goed middel voor waardecreatie kan zijn.

Ondanks deze kloof zijn er voor CIO’s en CFO’s veel mogelijkheden om samen te werken en op deze manier groei en innovatie te stimuleren. Het is belangrijk dat u elkaar eerst goed leert begrijpen.

Als CIO is het van groot belang om uw technische jargon om te zetten naar een duidelijk verhaal over hoe uw benodigde IT-budget de bedrijfsresultaten positief kan beïnvloeden. Hoewel de uitkomsten van investeringen in IT vaak onzeker zijn, geeft u uw CFO daarbij zoveel mogelijk zekerheden en houdt u zich aan de gemaakte afspraken en budgetten. Richt u daarnaast vooral op efficiëntie en een goede relatie tussen u en de CFO.

Indien u merkt dat veel concurrerende belangen deze relatie verstoren of dreigen te beïnvloeden, is het een goed idee om een onafhankelijke persoon in te huren.

Ik help u hier graag bij. Neem vrijblijvend contact op en we bespreken de mogelijkheden.

Gerard Grouve

Eigenaar Grouve Management BV
06 - 20 39 72 32 | info@grouve.nl

Wellicht ook interessant voor je: