Door: Gerard Grouve
Hoe snel groeit uw organisatie? Heeft u de bedrijfsprocessen al eens aangepast op deze groei? Ik vraag het omdat naarmate een bedrijf groeit, het aantal producten, klanten, leveranciers en medewerkers toenemen. Desondanks merk ik dat de bedrijfsprocessen meestal niet of niet voldoende meegroeien, waardoor deze in de praktijk inefficiënt en onproductief blijken. Het gevolg is dat veel ondernemers hun bedrijfsdoelstellingen niet halen.
[bctt tweet=” 7 concrete tips en principes om de bedrijfsprocessen in uw organisatie te verbeteren. Blijf concurrerend en leidt de groei van uw organisatie in goede banen.” username=”Grouve”]
Deze tekortkoming maakt herziening van de bedrijfsprocessen mijns inziens absoluut noodzakelijk. Bestaande procedures vragen om een verbetering, of soms zelfs volledige verandering.
Een systematische aanpak
Het verbeteren van bedrijfsprocessen is echter wel een continu proces, dat een goed geplande en systematische aanpak vereist. Tijdens mijn werkzaamheden en gesprekken met het management van veel verschillende organisaties, merk ik dat de meeste ondernemers de implementatie van verbeteringen een behoorlijke uitdaging vinden.
Ik geef u daarom graag een aantal concrete tips en principes om de bedrijfsprocessen in uw organisatie sterk te verbeteren en daarmee uiteindelijk uw winstgevendheid te vergroten.
#1: Bepaal de behoefte aan verandering
Voordat u aan de slag gaat met het verbeteren van uw bedrijfsprocessen, is het belangrijk om te weten welke wijzigingen nodig zijn. Bestaande bedrijfsprocessen zijn vaak vrij complex. Deze complexiteit maakt het identificeren van exacte probleemgebieden moeilijk.
Laat een audit uitvoeren
Om processen voor verbetering te identificeren, kan auditing van bedrijfsprocessen terugkerende problemen en potentiële risico’s blootleggen. Bij het uitvoeren van de audit wordt de invloed van bestaande processen op meerdere gebieden geanalyseerd. Denk hierbij aan:
- Bedrijfsgroei
- Omzet
- Medewerkers
- Klanten en stakeholders
- Leveranciers
Na een audit is het een stuk eenvoudiger om de noodzaak tot verandering te bepalen. Het maakt het voor u als management vervolgens mogelijk om de verbetering van bedrijfsprocessen op de juiste manier door te voeren.
#2: Bepaal wat de belangrijkste bedrijfsprocessen zijn
Identificeer welke bedrijfsprocessen voor uw organisatie de belangrijkste zijn. Een dergelijke analyse maakt meteen ook de tekortkomingen van de huidige processen inzichtelijk.
Schroom hierbij niet om feedback aan uw medewerkers te vragen. Wat vinden zij van de huidige procedures? Welke procedures veroorzaken vertragingen en tasten de kwaliteit aan? Deze strategische stap versnelt de verbetering van bedrijfsprocessen.
[bctt tweet=”Identificeer welke bedrijfsprocessen voor uw organisatie de belangrijkste zijn. Een dergelijke analyse maakt meteen ook de tekortkomingen van de huidige processen inzichtelijk.” username=”Grouve”]
#3: Maak het zichtbaar
Nadat u uw belangrijkste bedrijfsproces hebt vastgesteld, helpt het vaak om nog een stap verder te gaan. Breng het proces in kaart met behulp van een stroomdiagram of een vergelijkbare techniek. Dit helpt u en uw medewerkers om het proces te visualiseren. Deze visualisatie helpt vervolgens weer bij de voorbereiding op het lokaliseren van gebieden die behoefte hebben aan verandering.
Vergeet niet om elke stap toe te voegen, zelfs de meest kleine stappen die doorgaans als onderdeel van een grotere stap over het hoofd worden gezien. Door elke stap van het proces in een visuele weergave op te nemen, lokaliseert u problemen veel gemakkelijker en ziet u sneller mogelijkheden voor verbetering.
#4: Stel benchmarks in
Voordat u daadwerkelijk een verbeteringsstrategie voor uw bedrijfsprocessen implementeert, is het belangrijk om benchmarks in te stellen. Dit helpt u om de voortgang in de richting van uw doelen te bepalen, terwijl u werkt aan het verbeteren van uw bedrijfsprocessen. Daarnaast stelt het voor alle betrokken partijen ook een startniveau vast.
Kortom, u moet eerst weten waar u aan toe bent. Vervolgens stelt u haalbare doelen in. Het vaststellen van doelen en benchmarks is een cruciaal onderdeel van het verbeteren van bedrijfsprocessen. Houd hier rekening mee bij het doorvoeren van wijzigingen in uw organisatie.
#5: Houd rekening met uw klanten
Houd zeker ook rekening met uw klanten. Moderne bedrijven zijn steeds klantgerichter geworden. Activiteiten zijn allemaal gericht op het toevoegen van waarde aan producten of diensten. Deze focus vereist dat u vanuit het perspectief van de klant naar procesverbetering kijkt.
Vraag uw team: “Zullen de veranderingen u beter dan voorheen in staat stellen om aan de behoeften van de klant te voldoen?” Is het antwoord ‘ja’, dan bent u op het goede spoor.
Vaak zijn het ook de klanten die een verbetering van bedrijfsprocessen eisen. Bijvoorbeeld, als uw klant om lagere prijzen vraagt, dan zult u bedrijfsprocessen moeten aanpassen om de productiekosten te verminderen. Evalueer de behoeften van klanten daarom voortdurend.
#6: Ontwikkel strategieën en stel prioriteiten
Een goede strategie is essentieel voor het succes van verbeterde bedrijfsprocessen. Ontwikkel per doel een specifieke strategie.
Helaas is het meestal niet mogelijk om alle probleempunten binnen verschillende bedrijfsprocessen op te lossen of te verbeteren. Stel daarom doelen op basis van prioriteiten.
Leestip: Van strategie naar uitvoering
#7: Meet en blijf improviseren
Verbetering van bedrijfsprocessen kan natuurlijk niet van de ene op de andere dag alle operationele problemen oplossen. Het proces moet continu worden bewaakt en gemeten. Houd voortdurend een vinger aan de pols en meet de resultaten.
Het uiteindelijke doel van het verbeteren van bedrijfsprocessen is doorgaans het vergroten van de winstgevendheid. Door de procesresultaten te blijven meten, bent u altijd op de hoogte en stuurt u bij waar nodig.
Conclusie
Het verbeteren van bestaande bedrijfsprocessen is vaak noodzakelijk om concurrerend te blijven en de groei van uw organisatie in goede banen te leiden. Een goede verbetering van bedrijfsprocessen biedt veel voordelen, zoals het verminderen van bedrijfsrisico’s, het verminderen van operationele kosten en tegelijkertijd een verbetering van de klantervaring en -tevredenheid. Met de juiste planning en discipline kan elke organisatie van deze voordelen profiteren.
Houd altijd in gedachten dat het creëren van waarde voor uw klanten de belangrijkste drijfveer voor verbetering is. Volgt u dit principe en houdt u daarbij rekening met bovenstaande tips? Dan heeft uw organisatie een grote kans op succes en een gezonde groei.
Kunt u wel wat hulp gebruiken bij het verbeteren van uw bedrijfsprocessen om deze gewenste groei te faciliteren? Een scherpe blik van een ervaren groeistrateeg? Ik help u graag om uw organisatie snel effectiever en efficiënter te maken. Wie wil er nu niet een strak lopende organisatie? Wacht niet langer. Neem contact op en vraag naar de mogelijkheden.
[bctt tweet=”Houd altijd in gedachten dat het creëren van waarde voor uw klanten de belangrijkste drijfveer voor verbetering is. Volgt u dit principe en houdt u daarbij rekening met bovenstaande tips? Dan heeft uw organisatie een grote kans op succes en een gezonde groei.” username=”Grouve”]
Wellicht ook interessant voor je:
Hoe verliest u waardevolle werknemers?
En belangrijker: hoe houdt u ze binnen?Als leidinggevende hecht u veel waarde aan loyale, goed presterende werknemers. Gemotiveerd en productief; een waardevolle werknemer draagt écht iets bij aan uw organisatie. Hij of zij presteert al langere tijd extreem goed en u...
Zo behaalt u wel uw duurzame doelen
Veel bedrijven stellen doelen op het gebied van duurzaamheid. Het is een trend die ze niet kunnen negeren. Als succesvolle organisatie is het belangrijk om niet alleen te nemen (lees: winst te maken), maar ook aan de wereld te geven door iets terug te doen voor mens...
Zo vindt u de balans tussen strategie en doel
Het nut van een strategie is dat deze naar een doel toewerkt. Sommigen bedrijven focussen echter zo sterk op de uitvoering van hun strategie, dat ze hun doel uit het oog verliezen. Alle energie gaat naar het handhaven en uitvoeren van de strategie. Er zijn...