7 best practices voor bedrijfstransformatie 2.0

‘Execution beats strategy’, is een mantra dat door veel zakelijke leiders voortdurend wordt herhaald. Echter, de uitvoering van een strategie blijft altijd vatbaar voor mislukking. McKinsey schat dat maar liefst 70% van de zakelijke transformaties op de langere termijn niet succesvol zijn. Een studie van PulsePoint Group, gepubliceerd in Forbes in 2016 concludeerde dat zelfs 84% van bedrijven faalt bij digitale transformaties.

[bctt tweet=”Veel grote transformatieprojecten gaan over budget, lopen uit en leveren minder op dan gedacht. Met deze 7 best practices vergroot u de kans op succes naar 90%!” username=”Grouve”]

De uitvoering van de strategie mislukt vaak

Neem ter illustratie bijvoorbeeld grote IT-projecten. Over het algemeen:

• gaan deze gemiddeld 45% over budget;
• kosten ze 7% meer tijd dan begroot;
• leveren ze uiteindelijk maar liefst 56% minder waarde dan voorspeld.

(bron: McKinsey & Co in samenwerking met de universiteit van Oxford).
Schokkende cijfers, maar kan het ook anders?

Er is veel onderzoek gedaan naar de reden waarom deze faalkansen zo hoog zijn. We vatten de belangrijkste bevindingen uit die onderzoeken voor u samen. In dit artikel vindt u ook een nieuw best practice-model. Past u het toe bij uw bedrijfstransformatie? Dan stijgt de kans op succes van slechts 30% naar meer dan 90%!

7 kenmerken van succesvolle transformaties

Bron: Pixabay

Uit alle onderzoeken blijkt dat succesvolle transformaties zeven kenmerken hebben, die bewezen bijdragen aan zowel een snellere realisatie van tastbare en meetbare resultaten die het bedrijf veel voordeel opleveren. We sommen ze voor u op.

#1 Zorg voor eenvoud

De succesvolle uitvoering van een strategie gaat meestal gepaard met het transformeren van een complexe mix van vaardigheden in een organisatie. Ondanks deze complexiteit, moet deze op een eenvoudige manier worden gecommuniceerd, zodat de strategie voor alle belanghebbenden te begrijpen en relevant is. Er moet in de communicatie een duidelijke link zijn tussen een visie op het uiteindelijke resultaat en doelen, het waarom, de strategie, het ‘wanneer en wie’.

In 2005 publiceerde de Harvard Business Review een artikel, waarin Robert Kaplan en David Norton in hun onderzoek tot de conclusie kwamen dat gemiddeld maar liefst 95% van de medewerkers zich niet bewust is van de strategie van het bedrijf waar ze werken (of deze niet goed begrijpen). Een belangrijke voorwaarde voor het ook daadwerkelijk behalen van de gestelde strategische doelen? De communicatie van de strategie via meerdere kanalen uitvoeren en ervoor zorgen dat mensen de strategie kennen en deze begrijpen.

[bctt tweet=”Wist u dat maar liefst 95% van uw medewerkers zich waarschijnlijk niet bewust is van de strategie van het bedrijf waar ze werken (of deze niet goed begrijpen)?” username=”Grouve”]

#2 Stel mensen centraal

Maak mensen onderdeel van ‘de reis’ naar verandering en laat hen alle aspecten van de transformatie omarmen. Onderzoek van ProSci (ook bekend van het ADKAR Change management framework) heeft aangetoond dat het percentage projecten dat de doelstellingen overstijgt te beïnvloeden is door het bieden van een verandermanagementprogramma.

Zelfs bij projecten met een slecht programma worden de doelstellingen overtroffen bij 16% van de projecten. Is het programma redelijk goed? Dan stijgt dit percentage al tot 51%. Bij bedrijven die een uitstekend verandermanagementprogramma bieden, overtreffen de oorspronkelijke projectdoelstellingen met maar liefst 95%.

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat de belangrijkste aandachtspunten zijn om vaak te communiceren en zowel op hoog niveau als op de werkvloer vrijwillige ambassadeurs aan te stellen. Het is belangrijk om iedereen in de organisatie zich bewust te laten worden van de noodzaak van verandering en overwinningen te vieren.

Een succesvolle uitvoering van een strategie is verder ook afhankelijk van:

• De relevantie voor klanten (maakt het echt een verschil voor hen?).
• Medewerkers die zich op persoonlijk niveau gemotiveerd voelen en hun inspanningen focussen.

#3 Minimaliseer de kosten

Uit onderzoek van McKinsey in samenwerking met de Universiteit van Oxford blijkt dat gemiddeld 45% van grote IT-projecten meer kost dan oorspronkelijk gebudgetteerd. Deze budgetoverschrijdingen komen nog steeds vaak zowel in de publieke als private sector voor, ondanks niet-traditionele benaderingen zoals Agile. Dezelfde studie identificeerde een aantal aanbevelingen:

1. Focus vooral op strategisch management en stakeholders, dus niet uitsluitend op het budget en de planning.
2. Creëer effectieve teams door incentives op één lijn met de projectdoelen te brengen.
3. Zorg voor korte doorlooptijden en grondige kwaliteitscontrole.

Een andere best practice is: alleen betalen voor diensten terwijl u de voordelen daarvan realiseert. Het risico op budgetoverschrijding is aanzienlijk kleiner zodra u snel op kunt schalen wanneer het nodig is, maar ook zonder risico kan afbouwen. Ook contractuele clausules die toestaan dat tijdens de eerste 10% van het project zowel boetevrij als zonder opgaaf van reden geannuleerd mag worden, verminderen de risico’s aanzienlijk.

#4 Zie disrupties als een kans

Veel organisaties hebben zich gericht op het beperken van de impact van nieuwe ontwrichtende technologieën. Telecommunicatiebedrijven hebben bijvoorbeeld jarenlang geprobeerd om de acceptatie van DSL te vertragen, omdat zij zouden kannibaliseren op de inkomsten van bestaande verouderde producten. Dit terwijl innovatieve nieuwe startups daar vervolgens de vruchten van plukten. Het is daarom strategisch gezien beter om disruptie in de markt te omarmen en het te zien als een kans om nieuwe competitieve producten of diensten te ontwikkelen.

TIP: Leiderschap gedreven door creatieve uitdaging

#5 Ontdek bottlenecks tijdig

De snelheid van verandering wordt beperkt door de langzaamst bewegende component.
Daarom moet alles in overeenstemming met elkaar en met de juiste snelheid bewegen. Een dergelijke holistische benadering zorgt ervoor dat mensen, cultuur, processen en technologie allemaal op elkaar afgestemd zijn. Controleer de voortgang regelmatig en identificeer knelpunten, (ruim) voordat ze problemen veroorzaken.

#6 Twee snelheden

Twee veranderprogramma’s tegelijkertijd runnen, zorgt ervoor dat er sneller resultaten worden behaald. Beide programma’s versterken elkaar en zorgen voor quick wins, terwijl de focus op het grotere doel blijft liggen, bijvoorbeeld:

– Een transformatieprogramma dat de langetermijnvisie in beeld houdt.
– Agile projecten die snel inspelen op de voortdurende veranderingen.

#7 Beheer in drie fasen

Organisaties met een beter dan gemiddeld IT-bestuur verdienen 20% meer dan de bedrijven met een zwakker bestuurskader. Deze kaders zijn echter vaak te omslachtig en inflexibel geworden, waardoor IT’ers workarounds gaan zoeken. Ook heeft men de neiging om zich te concentreren op risico’s voor het budget of de planning.

De twee andere risico’s zijn een gebrek aan relevantie (het risico dat uw projecten niet resulteren in het bereiken van uw doelen) en het ontbreken van efficiëntie (het risico dat uw oplossing niet de beste, de snelste en voordeligste optie is). Een beheermodel dat drie afzonderlijke fases onderscheidt maakt het mogelijk om al deze risico’s proactief te beheren.

Deze 3 fasen van beheer zijn:

1. Strategische fase – is een project relevant voor de bedrijfsdoelstellingen?
2. Planningsfase – is het project ontworpen met de beste, snelste en goedkoopste aanpak mogelijk?
3. Uitvoeringsfase – zijn de kosten, tijdlijn onder controle en worden de risico’s beheerd?

Conclusie

Over het algemeen gaan grote transformatieprojecten vaak over het vooraf gestelde budget, duurt realisatie langer dan gepland en leveren ze ongeveer de helft minder waarde dan gedacht. Door rekening te houden met de 7 kenmerken van de best practices bij een succesvolle transformatiestrategie, stijgt de kans op succes naar 90% of hoger. Met deze aanpak kunt u de volledige energie en middelen van uw organisatie gebruiken om samen te werken en gemeenschappelijke strategische doelen te bereiken, terwijl het risico op falen wordt verminderd.

[bctt tweet=”Over het algemeen gaan grote transformatieprojecten vaak over budget, duurt realisatie langer dan gepland en leveren ze meer dan de helft minder waarde dan gedacht. Zo voorkomt u dit.” username=”Grouve”]

Wellicht ook interessant voor je: