Stel, u wilt het bestaansrecht van uw organisatie veiligstellen en uw organisatie zelfs laten groeien in onzekere marktomstandigheden. Wat heeft dan uw prioriteit? Als u reageert zoals de meeste leiders, dan begint u met de organisatiestructuur en processen, nietwaar? Toch zou dit een vergissing zijn.
Enkele jaren geleden vroegen we 80 senior executives uit 20 landen en 25 verschillende industrieën waar zij hun focus op legden bij de uitvoering van een nieuwe strategie. Daarbij gaven zij duidelijk aan vooral te focussen op het herdefiniëren van organisatiestructuren, governance en het opnieuw ‘uitvinden’ van processen. Ook vroegen we wat in hun ervaring daarbij op de langere termijn de grootste belemmeringen vormden. Maar liefst 76 procent van de senior executives noemde werknemersinteractie als grootste issue. Met andere woorden: mensen werken niet samen om de gewenste verandering tot stand te brengen. Dit onderzoek bevestigt dat er bij het uitvoeren van de strategie een kloof is tussen weten en doen. En ook al weten leidinggevenden dat de barrières voor succes op de lange termijn juist interactie en samenwerking zijn, focussen zij toch op andere zaken. Hoe komt dat?
De tirannie van het tastbare
Uit verder onderzoek blijkt deze focus op andere zaken vooral te komen doordat resultaten op het gebied van structuren, processen en bestuur veel tastbaarder zijn. Resultaat is gemakkelijker te meten. Niet geheel toevallig zijn het vooral ook deze zaken waarop de prestaties van leidinggevenden worden afgerekend. Hoewel de meeste leidinggevenden echt wel weten dat er een kloof bestaat tussen wat zij weten en wat zij doen, handelen ze er niet naar. Dit wordt ook wel ‘de tirannie van het tastbare’ genoemd.
TIP: Niet alleen het bedenken, maar ook het uitvoeren van de strategie is een klus voor CEO’s
De meeste strategische uitvoeringsinitiatieven behalen niet het gewenste resultaat. 17 procent van grote IT-projecten gaat zelfs zo slecht dat ze het voortbestaan van het bedrijf bedreigen. Maar er zijn ook menselijke kosten. De meeste mensen hebben wel ervaring met veranderingen in de strategie van hun werkgever. Mensen verzetten zich en worden angstig. ‘Zal ik nog wel een baan hebben? Verlies ik mijn leuke collega’s?’ Men wordt moe, de werkmoraal en betrokkenheid met het bedrijf dalen. Ook beginnen allerlei negatieve verhalen te circuleren over het onvermogen van de organisatie om veranderingen te managen en door te voeren.
TIP: Conflicthantering op de werkvloer: hoe gaat u daarmee om?
Wederkerige interactie
Bron: Unsplash
Ook uit angst voor de bovenstaande situaties concentreert men zich vooral op het tastbare, in plaats van het menselijke. Een open dialoog voeren over belangrijke strategische kwesties voelt te riskant. ‘We hebben het gevoel dat we de controle zouden verliezen’, of ‘Er zou weerstand tegen onze plannen komen.’ Toch blijkt dat het tegenovergestelde vaak waar is. Juist een gebrek aan echte, wederkerige interactie en het gevoel te moeten meewerken aan van bovenaf opgelegde veranderingen vergroten de angst en weerstand van de werknemer.
De tirannie van het tastbare komt vooral tot uiting in periodes van stabiliteit, gestage groei, consistente marges en tevreden klanten. Vooraf bepaalde doelstellingen kunnen dan via de hiërarchie eenvoudig naar alle lagen worden gecommuniceerd en individuele jaarlijkse prestatiemetingen worden ingesteld. Kleine afwijkingen in de doelstellingen betekenen het doorvoeren van kleine wijzigingen in structuur, governance en processen. Wanneer de strategie drastisch moet veranderen, is het niet verrassend dat men instinctief handelt op de vertrouwde manier die goed werkte in stabielere tijden. Het is alsof we harder aan het stuur trekken op het moment dat de weg bochtig wordt. Terwijl de vraag eigenlijk niet is hoe u op de weg blijft, maar of u misschien beter een andere weg kunt kiezen.
Kies voor participatieve uitvoering
Kortom: u verandert gedrag en denkpatronen niet door structuren, governance en processen te veranderen. U verandert dit door oprechte betrokkenheid en onderlinge interactie. Om niet in de valkuil van de tirannie van het tastbare terecht te komen, moedigen we u aan om eens na te denken over wat er zou gebeuren als u begint met echte interactie.
- Wat als u een participatieve benadering zou kiezen?
- Wat als dit oprechte betrokkenheid en een goede dialoog oplevert?
- Waarom heeft uw organisatie eigenlijk een nieuwe strategie nodig?
- Welke strategische opties kunnen worden gecreëerd?
- Wat is de beste strategie en wat zijn de beste acties om de gestelde doelen te behalen?
In de onzekere, snel veranderende wereld van vandaag, is het idee dat slechts een aantal mensen in de top van de organisatie — of een extern adviesbureau — de perfecte strategie kunnen definiëren niet meer van deze tijd. Een participatieve benadering van strategie-uitvoering moet minimaal gedeeltelijk worden gevormd door de mensen die de strategie daadwerkelijk moeten uitvoeren. Alleen dan blijft de strategie relevant.
Eenrichtingscommunicatie
Bron: Pixabay
In de praktijk wordt er echter nog vaak gebruikgemaakt van eenrichtingscommunicatie. Er zijn wel bijeenkomsten voor werknemers, maar die dienen alleen om te reageren op wat er al is voorgesteld. Het bedenken is al gedaan en veranderingen in structuur, proces en bestuur zijn al vastgelegd. Het management heeft de context zoals zij die ziet geïnterpreteerd en is op basis daarvan tot een conclusie gekomen over de benodigde veranderingen. Men vindt het tijd om ermee door te gaan. Bijeenkomsten voor werknemers zijn slechts een stap daarin.
De impact van deze eenrichtingscommunicatie, de focus op het tastbare en de angst om controle te verliezen is tweeledig:
- Het ondermijnt betrokkenheid. Werknemers durven geen vragen te stellen of opbouwende kritiek te leveren als ze riskeren te worden bestempeld als iemand die weerstand biedt.
- Het vermindert verschillende inzichten. Wanneer mensen weten of aanvoelen dat alle belangrijke beslissingen al zijn genomen, zijn ze minder geneigd om hun eigen perspectieven, ideeën en zorgen te delen. Ook zijn ze minder geneigd om verantwoordelijkheid voor resultaten te nemen.
Conclusie: invloed door interactie
Participatieve uitvoering is het tegengif voor de tirannie van het tastbare. Het betrekt alle belanghebbende partijen in een interactief en dynamisch proces. De verschillende strategische keuzes en opties voor het reageren daarop worden gecreëerd. De prioriteiten en mijlpalen worden in onderling overleg bepaald en indien nodig herzien. Het maakt het ontastbare tastbaar en neemt zorgen, verwachtingen, angsten en intenties mee in het proces.
De wijze les? U moet langzaam gaan om snel te gaan. Leiders kunnen niet alle antwoorden hebben. Creëer ruimte waarin mensen kunnen bijdragen en invloed hebben door middel van een terugkerende dialoog. Creëer ruimte voor echte interactie, gekenmerkt door nieuwsgierigheid, het uiten van ideeën, onderzoek en experimenten.
Het verkennen van een open vraag heeft veel meer waarde dan het opleggen van een strategie die niet serieus is uitgedaagd.