De meest ondergewaardeerde vaardigheid in management
Iedereen in het bedrijfsleven vindt verandering belangrijk, omdat de wereld om ons heen verandert en trends en ontwikkelingen elkaar in snel tempo opvolgen. Het is meegaan of stilstaan en we weten allemaal dat stilstaan geen optie is. Ook wij schrijven regelmatig over verandering en onderschrijven het belang om open te staan voor veranderingen en proactief reageren op de markt om relevant te blijven. Organisatiedoelstellingen, strategieën, maar ook organisatiestructuren zijn dynamisch geworden. Anticiperen op ontwikkelingen en veranderingen doorvoeren lijken de belangrijkste vaardigheden in management te zijn. Maar, is dat wel zo? Veranderingen voert u door om verbetering te bewerkstelligen. De vraag is dus: welke verbetering wilt u doorvoeren? De kernvraag die daar weer achter schuilt is: welk probleem wilt u oplossen?
[bctt tweet=”Anticiperen op ontwikkelingen en veranderingen doorvoeren lijken de belangrijkste vaardigheden in management te zijn. Maar, is dat wel zo?” username=”Grouve”]
Het belang van een goede probleemstelling
Wat is jouw probleem? Bron: Pixabay
Het goed kunnen benoemen van een probleem voordat u het heeft aangepakt is daarom een essentiële vaardigheid in management, die vaak ondergewaardeerd wordt. Hoe goed benoemt u het probleem dat moet worden opgelost voordat u aan de slag gaan met verandertrajecten en vernieuwende strategieën? Veel directeuren, managers en leidinggevenden hebben al een budget opgesteld om veranderingen door te voeren voordat ze überhaupt het probleem goed hebben benoemd. Herkenbaar? U bent niet de enige.
[bctt tweet=”Hoe goed benoemt u het probleem dat moet worden opgelost voordat u aan de slag gaan met verandertrajecten en vernieuwende strategieën?” username=”Grouve”]
Ondanks de toegevoegde waarde van goed geformuleerde probleemstellingen wordt het maar zelden toegepast. Psychologen en cognitieve wetenschappers zeggen dat ons brein zo geprogrammeerd is dat we meteen in oplossingen denken als er zich een situatie aandient, zonder eerst stil te staan bij het probleem: wat is hier nu eigenlijk aan de hand? Meteen overgaan tot oplossingen kan effectief zijn, zeker voor professionals die onder druk werken, zoals een brandweerman die een brand moet blussen of een arts die een spoedoperatie moet uitvoeren. Echter, bent u geen brandweerman of arts, maar werkt u in een organisatie waar behoefte is aan verandering? Ga dan niet meteen over tot de oplossing, maar denk eerst eens goed na wat er nu eigenlijk moet worden veranderd, waarom en met welk doel? Zo voorkomt u dat er tijd en energie wordt verspild aan oplossingen die helemaal niet relevant zijn, omdat ze het onderliggende probleem niet aanpakken.
Focus voor een beter resultaat
Leidinggevenden die een probleem goed weten te formuleren werken gefocust en zijn efficiënt; ze bereiken meer in minder tijd dan hun collega’s die minder gefocust zijn. Het resultaat van de veranderingen die worden doorgevoerd naar aanleiding van een goed gedefinieerd probleem is ook beter. Uw projectgroep gaat met een goed geformuleerd probleem doelgerichter aan de slag. Op zoek naar de beste oplossing van het probleem, wordt er met veel energie aan het project gewerkt. Die doelgerichtheid en goede energie stimuleert weer dat er creatief wordt nagedacht, met innovatieve oplossingen als resultaat.
Zo lost ons brein problemen op
Bron: Pixabay
Zoals al eerder aangegeven wil ons brein dus meteen een oplossing aandragen voor situaties die zich voordoen. Het is goed om te begrijpen hoe dat werkt, dat leggen we u dan ook graag uit. Volgens uitgebreid onderzoek heeft ons brein twee manieren om problemen te tackelen: automatische verwerking en bewuste verwerking, ook wel bekend als systeem één en systeem twee. Welk systeem u gebruikt, is afhankelijk van uw persoonlijke situatie en de context van het probleem.
1. Bewuste verwerking
Dit vindt plaats in het deel van uw brein dat u zelf bestuurt. Denkt u bewust aan iets? Dan gebruikt u bewuste verwerking. Bewuste cognitie is krachtig en nauwkeurig. In dit gedeelte van ons brein kunnen we ons mentaal een beeld van de situatie vormen en mogelijke scenario’s van verschillende oplossingen visualiseren. Ook al hebben deze scenario’s nooit eerder plaatsgevonden. Bewuste verwerking is echter wel een stuk langzamer dan automatische verwerking. Ook kunnen we met onze bewuste verwerking maar één probleem tegelijkertijd aanpakken. Tot slot vergt bewuste verwerking flink wat energie, die snel afneemt wanneer we bijvoorbeeld moe, hongerig of afgeleid zijn. Op dat soort momenten werkt ons brein niet optimaal en kunnen we dus moeilijk tot een oplossing komen voor de situatie die zich aandient.
Om deze redenen is ons brein zo geprogrammeerd dat we alleen bewuste verwerking inzetten in geval van nood, dus als we onszelf moeten ‘redden’. Alleen wanneer het echt nodig is springen we in deze bewuste modus. In alle andere gevallen doet de automatische tegenhanger van ons brein het werk bij het oplossen van problemen.
2. Automatische verwerking
We hebben geen controle over het gedeelte van ons brein dat problemen automatisch verwerkt. We voelen het zelfs niet eens gebeuren. Het gaat automatisch. We zijn ons alleen bewust van de resultaten van deze automatische verwerking, zoals een gedachte die opduikt of een fysieke reactie, zoals het raken van de rem wanneer de auto voor u plotseling stopt. We kunnen onze automatische verwerkingsfuncties niet instrueren om iets te doen. Ze vormen als het ware de backoffice voor onze hersenen. Ons automatische systeem werkt op basis van associatie en patroonvergelijking. Wanneer u geconfronteerd wordt met een situatie, vergelijkt de automatische processor in ons brein de huidige situatie met een eerdere situatie en gebruikt die ervaring vervolgens als leidraad hoe te handelen.
Een goede probleemstelling
Bron: Pixabay
Als we geconfronteerd worden met een situatie, dan formuleert ons brein dus automatisch een oplossing. Wat we willen is dat u zich eerst goed bewust wordt van de situatie die zich aandient, door het probleem goed te formuleren. Dat doet u door de automatische verwerking aan te vullen met een bewuste aanpak, om tot een goede probleemstelling te komen. Maar, hoe ziet een goede probleemstelling er eigenlijk uit? Vijf essentiële elementen op een rij:
- Het verwijst naar iets waar de organisatie om geeft en verbindt dat element met een duidelijk en specifiek doel.
- De kloof tussen de huidige en gewenste situatie wordt duidelijk benoemd.
- Het doel, de huidige toestand en de kloof zijn kwantificeerbaar.
- Het is zo neutraal mogelijk met betrekking tot mogelijke diagnoses of oplossingen.
- Het is behapbare afgebakende probleemstelling.
Maak het probleem zo concreet mogelijk
Het succes van het oplossen van een probleem heeft vaak te maken met hoe concreet het probleem geformuleerd is. Hoe concreter u het probleem benoemt, hoe specifieker de oplossing voor het probleem is en des te succesvoller is het resultaat. Staat u voor een flinke uitdaging? Hak deze dan op in kleinere (deel)problemen om aan te pakken. Het voordeel van het verkleinen van de omvang van het probleem is dat u sneller resultaat boekt, waardoor de volgende stap in de ontwikkeling van het proces kan worden gezet.
4 veelvoorkomende fouten
Het formuleren van een effectieve probleemstelling gaat niet altijd goed. Doe uw voordeel met deze vier veelvoorkomende fouten die anderen reeds hebben gemaakt en die u dus kunt vermijden bij het formuleren van uw probleemstelling.
1. Overslaan van probleemformulering
Veel mensen gaan er al vanuit (terwijl we allemaal weten dat aannames doen nooit een goed idee is) dat ze wel weten wat het probleem is en gaan meteen over tot de oplossing ervan. Fout! Neem eerst de tijd om de probleemformulering helder te krijgen.
2. Probleemstelling als diagnose of oplossing
Een andere veelvoorkomende fout is het formuleren van een probleemstelling die de diagnose of de oplossing veronderstelt. Een probleemstelling die de diagnose veronderstelt, klinkt als volgt: “Het probleem is dat we de juiste ICT-mogelijkheden missen.” Dit is een oplossing die een oplossing veronderstelt: “Het probleem is dat we het geld niet hebben uitgegeven om ons ICT-systeem te upgraden.”
3. De kloof wordt niet benoemd
Een probleemstelling als “we moeten ons merk verbeteren”, geeft niet aan hoe de situatie er nu voor staat en wat het doel is. Oftewel, de kloof wordt niet benoemd en daardoor is het geen effectieve probleemstelling waar doelgericht met een focus aan kan worden gewerkt.
4. Het probleem is te groot
Waar te beginnen bij het oplossen van zo’n immens groot probleem? Dat is vaak een issue, waardoor initiatieven maar moeizaam van de grond komen. Het ontbreekt aan motivatie en daadkracht om het probleem aan te pakken, omdat het simpelweg te groot is om te kunnen overzien.
TIP: Smart collaboration harnesses the power of your subject-matter experts
Persoonlijke begeleiding bij formuleren van probleemstellingen
Zoals nagenoeg ieder bedrijf moet ook uw organisatie mee met veranderingen, trends en ontwikkelingen. Maar, waarom eigenlijk? Tegen welk probleem loopt de onderneming aan dat opgelost moet worden? Wij helpen het probleem van de huidige situatie in kaart brengen, zodat u doelgericht naar een passende oplossing toe kunt werken. Dat doen we door naast u te gaan staan als consultant.
We kijken naar uw huidige situatie, naar de marktwerking en we luisteren naar uw wensen, ambities en doelstellingen. Samen formuleren we concrete probleemstellingen waar u vervolgens mee aan de slag kunt binnen uw organisatie. Desgewenst kijken wij met u mee met de aanpak van deze problemen en helpen, ondersteunen en sturen bij waar nodig.